Praktijkvoorbeeld: een whiteboard wand in een kantooromgeving

De projectruimte werd door meerdere teams gebruikt, waarbij de twee bestaande losse whiteboards regelmatig allebei vol raakten tijdens dezelfde sessie, wat leidde tot verwarring over waar welke informatie stond. Teams die na elkaar dezelfde ruimte gebruikten, moesten geregeld eerst uitzoeken wat van de vorige sessie nog relevant was voordat ze zelf konden beginnen, wat tijd kostte die eigenlijk aan het eigen overleg had moeten gaan. Bij grotere projecten met meerdere deelteams leidde dit er zelfs toe dat teams onderling afspraken maakten over wie welk bord op welk moment mocht gebruiken, wat de oorspronkelijke functie van de ruimte, snel en informeel kunnen overleggen, juist ondermijnde.

Met de whiteboard wand kon alle relevante informatie op één doorlopend oppervlak blijven staan, wat het overzicht tijdens sessies aanzienlijk verbeterde. Omdat het oppervlak groot genoeg was om per project of onderwerp een eigen sectie aan te houden, verdween ook de noodzaak om voortdurend te kiezen wat wel en niet bewaard bleef tussen sessies. Binnen de eerste weken na de installatie merkten meerdere teams al dat ze minder tijd kwijt waren aan het uitzoeken wat van een vorige sessie nog gold, simpelweg omdat er niets meer overschreven hoefde te worden om ruimte te maken. Ook het inwerken van nieuwe medewerkers in de projectruimte verliep sneller, omdat de volledige projectgeschiedenis in één oogopslag zichtbaar bleef in plaats van verspreid te staan over twee borden die op verschillende momenten waren bijgewerkt.

Teamleden gaven aan dat het makkelijker werd om verbanden te zien tussen verschillende onderdelen van een project, simpelweg omdat alles op hetzelfde oppervlak zichtbaar bleef. Waar eerder losse notities op twee borden uit elkaar konden lopen, werd het nu vanzelfsprekender om naar een ander deel van de wand te lopen en daar direct op verder te bouwen. Een van de teamleden noemde specifiek dat het makkelijker werd om tijdens een sessie terug te verwijzen naar een eerder besproken punt aan de andere kant van de wand, iets wat met twee losse borden feitelijk onmogelijk was omdat de inhoud van het ene bord al lang gewist was. Meerdere teamleden noemden daarnaast dat ze minder vaak dubbel werk deden, omdat direct te zien was welk onderdeel van een project al door een ander team was uitgewerkt.

Het bedrijf benadrukte vooral het belang van een goede voorbereiding vooraf, zoals het controleren van de wand, om de installatie zonder verrassingen te laten verlopen. Daarnaast raadde het bedrijf aan om vooraf met de gebruikende teams te bespreken hoe de ruimte op de nieuwe wand verdeeld zou worden, zodat iedereen vanaf de eerste dag wist waar welk type informatie thuishoorde. Ook gaf het bedrijf aan achteraf liever iets eerder in het proces met de leverancier te hebben gesproken over de gewenste indeling van de wand, om te voorkomen dat teams pas na de installatie zelf moesten uitzoeken welk deel van de wand bij welk gebruik paste. Verder gaf het bedrijf aan dat het invoeren van een korte afspraak over welk deel van de wand voor welk project gereserveerd bleef, al in de eerste week duidelijkheid schiep die met de losse borden nooit was ontstaan.

Na de vervanging viel het bedrijf ook op dat de projectruimte structureel vaker werd geboekt dan voorheen, wat erop wijst dat de eerdere beperkte schrijfruimte een drempel had gevormd voor teams om de ruimte voor langere, intensievere sessies te reserveren. Waar de ruimte eerder vooral werd gebruikt voor korte overleggen die weinig schrijfruimte vroegen, werd deze na de installatie ook aantrekkelijk voor sessies waarin langer aan één onderwerp werd doorgewerkt. Dat effect was niet direct voorzien bij de beslissing om te vervangen, maar bleek in de praktijk een van de meetbare veranderingen na de installatie.

Bij het overwegen van een whiteboard wand is het waard te kijken naar hoe vaak losse whiteboards nu al tegen hun grenzen aanlopen in uw eigen projectruimtes. Een vergelijkbaar patroon, meerdere teams die dezelfde beperkte schrijfruimte delen, is vaak al aanwezig voordat het als een concreet probleem wordt herkend. Vraag intern na hoe vaak een whiteboard momenteel al vol is voordat een sessie is afgerond: dat ene detail is vaak een betere indicator van de werkelijke behoefte dan een algemene indruk van hoe de ruimte wordt gebruikt.

Wat was het grootste voordeel dat dit bedrijf ervaarde?

Verbeterde de samenwerking binnen het team merkbaar?

Wat raadt het bedrijf andere kantoren aan?

Is dit resultaat representatief voor andere kantoren?

Bekijk het volledige aanbod van Chameleon whiteboard wanden voor kantoor en ontdek wat een whiteboard wand voor uw kantoor kan betekenen.