De vergaderruimte werd door meerdere teams per dag gebruikt, waarbij het bestaande whiteboard regelmatig volledig vol raakte tijdens een enkele sessie, waardoor deelnemers tussentijds moesten wissen om verder te kunnen. De vergaderruimte werd door meerdere afdelingen gebruikt voor uiteenlopende sessies, van korte statusoverleggen tot langere brainstormsessies, en het bestaande kleine whiteboard raakte bij de langere sessies regelmatig vol nog voordat het gesprek was afgerond. Deelnemers gaven aan dat ze hierdoor soms punten niet meer konden noteren of eerder gemaakte aantekeningen moesten wissen om ruimte te maken, wat de kwaliteit van de sessie merkbaar beïnvloedde.

Met het grotere formaat kon meer informatie gelijktijdig zichtbaar blijven, wat teams de vrijheid gaf om terug te verwijzen naar eerder besproken punten zonder deze opnieuw op te schrijven. Met het grotere whiteboard kon een volledige sessie van begin tot eind op het bord blijven staan, wat het voor deelnemers eenvoudiger maakte om aan het einde van de vergadering terug te grijpen naar een punt dat eerder was besproken zonder dit uit het geheugen te moeten reconstrueren. Ook nakijkwerk werd eenvoudiger: presentaties konden langer op het bord blijven staan terwijl deelnemers zelfstandig verder werkten, in plaats van deze na een paar minuten te moeten wissen om ruimte te maken voor het volgende onderdeel van de vergadering.

Deelnemers gaven aan dat discussies vloeiender verliepen, simpelweg omdat er niet meer voortdurend gewist moest worden om ruimte te maken voor nieuwe input. Medewerkers meldden dat vergaderingen actiever verliepen, met meer mensen die zelf naar het bord liepen om iets te verduidelijken, in plaats van alleen verbaal te reageren op wat een ander had gezegd. Ook werd opgemerkt dat stille deelnemers vaker een bijdrage leverden zodra er duidelijk voldoende ruimte was om iets toe te voegen zonder het werk van een collega te moeten overschrijven of ernaast te moeten passen.

Het bedrijf gaf aan dat de investering zich vooral terugbetaalde in minder tijdverlies tijdens vergaderingen, en niet zozeer in een directe kostenbesparing. Het bedrijf gaf aan dat het vooraf goed doormeten van de beschikbare wand, inclusief rekening houden met een deur of raam in de buurt, had voorkomen dat het uiteindelijke formaat een compromis moest worden. Ook gaf het bedrijf aan achteraf liever iets eerder de gebruikende teams te hebben betrokken bij de keuze van het formaat, om te voorkomen dat pas na installatie bleek dat een net iets ander formaat nog beter had gepast.

Bij het overwegen van een groot whiteboard is het waard te kijken naar hoeveel tijd er nu verloren gaat aan tussentijds wissen tijdens vergaderingen, in plaats van alleen naar de beschikbare vierkante meters. Kijk bij twijfel over de meerwaarde van een groter whiteboard naar hoe vaak er nu al tussentijds wordt gewist tijdens een vergadering: dat is een concreter signaal dan een algemene indruk van de ruimte. Bespreek dit ook met de teamleden zelf: zij merken vaak het snelst wanneer een schrijfvlak niet meer voldoet aan wat een sessie daadwerkelijk vraagt.

Voordat het bedrijf overging tot vervanging, werd een aantal weken bijgehouden hoe vaak het bestaande bord tijdens een vergadering daadwerkelijk werd gewist voordat het gesprek was afgerond. Die simpele registratie leverde een concreet, meetbaar beeld op dat overtuigender werkte richting de directie dan een algemene klacht over ruimtegebrek.

Na de installatie merkte het bedrijf dat ook andere teams, die de ruimte voor iets andere doeleinden gebruikten, het grotere oppervlak alsnog begonnen te benutten voor sessies die eerder simpelweg niet werden geprobeerd vanwege de beperkte ruimte. Dat effect was niet voorzien bij de oorspronkelijke aanleiding, die vanuit één team was geïnitieerd, maar bleek in de praktijk breder te werken dan gedacht.

Bekijk het volledige aanbod van Chameleon grote whiteboards en ontdek wat een groot whiteboard voor uw vergaderruimte kan betekenen.