Analyseer eerst hoe uw team nu plant, welke categorieën of fasen worden gebruikt, en waar de huidige methode tegen beperkingen aanloopt, voordat u aan het ontwerp begint. Documenteer eerst hoe het team nu plant, inclusief welke kolommen, kleuren of categorieën al informeel worden gebruikt op stickies of in een digitale tool, voordat dit wordt vertaald naar een vast ontwerp op het bord. Vraag ook naar wat er in de huidige methode juist niet goed werkt, zodat het nieuwe ontwerp niet simpelweg de bestaande beperkingen overneemt maar deze waar mogelijk daadwerkelijk oplost.

Terugkerende structuren, zoals sprintfasen of projectstatussen, kunnen als vaste kolommen of kaders op het magneetbord worden aangebracht, wat het gebruik dagelijks consistenter maakt. Een structuur die al goed werkt op papier of digitaal, zoals kolommen voor ’te doen’, ‘mee bezig’ en ‘afgerond’, kan direct als vast gedrukt raster op het bord worden overgenomen, zodat het team niet opnieuw moet wennen aan een andere indeling.

Naast vaste structuren is het waard om ruimte open te laten voor ad-hoc gebruik, zodat het bord niet alleen geschikt is voor de huidige planningsmethode maar ook voor toekomstige aanpassingen. Reserveer bewust een deel van het bord zonder vaste indeling, zodat er ruimte blijft voor onderwerpen die niet in de vooraf bedachte structuur passen, in plaats van het volledige oppervlak vast te leggen in een raster. Een strook onderaan of aan de zijkant van het bord, zonder vast gedrukte lijnen, is voor de meeste teams voldoende om onvoorziene onderwerpen een plek te geven zonder de rest van de structuur te verstoren.

Kleurcoding, aangebracht als vast onderdeel van het ontwerp, kan het overzicht direct verbeteren, bijvoorbeeld door verschillende projectfasen of prioriteiten visueel te onderscheiden. Een vast kleurgebruik, bijvoorbeeld één kleur magneet per projectcategorie, maakt het mogelijk in één blik overzicht te krijgen zonder elk kaartje afzonderlijk te moeten lezen. Beperk het aantal kleuren tot maximaal vier of vijf categorieën: bij meer kleuren wordt het onderscheid tussen categorieën juist moeilijker te herkennen in plaats van makkelijker, wat het doel van kleurgebruik ondermijnt.

Deel een schets van het ontwerp met het team voordat de productie start, om te controleren of de indeling daadwerkelijk aansluit op hoe er dagelijks wordt gewerkt. Test het voorgestelde ontwerp eerst met stickers of tape op een bestaand, tijdelijk oppervlak, zodat het team het in de praktijk kan ervaren voordat de definitieve, gedrukte versie wordt bestreld. Laat het team minstens één volledige werkweek met de tijdelijke versie werken voordat een definitief oordeel wordt gevormd, omdat een eerste indruk op de eerste dag vaak nog niet representatief is voor hoe de indeling in de dagelijkse praktijk functioneert.

Een vast gedrukt ontwerp is minder eenvoudig aan te passen dan een indeling met tape of losse magneten, wat betekent dat een team dat regelmatig van planningsmethode wisselt, mogelijk beter af is met een deels flexibele indeling dan met een volledig vast gedrukt raster. Bespreek deze kans op verandering vooraf met de leverancier, zodat het ontwerp een balans vindt tussen een herkenbare vaste structuur en voldoende ruimte om mee te bewegen met een veranderende werkwijze.

Als het bord door meerdere teams of afdelingen wordt gedeeld, is het verstandig het ontwerp vooraf met vertegenwoordigers van elk team te bespreken, omdat wat voor het ene team een logische indeling is, voor een ander team juist verwarrend kan werken. Een ontwerp dat voor iedereen werkt, ontstaat meestal pas na een korte afstemmingsronde, niet door de indeling vanuit één perspectief te bepalen en aan de rest op te leggen.

Bekijk het volledige aanbod van Chameleon magneetbord op maat en ontwerp een uitvoering die precies aansluit op de behoefte van uw team.