Als teamleden regelmatig moeten wissen voordat een discussie is afgerond, simpelweg om ruimte te maken voor nieuwe input, is dat een duidelijk teken dat het huidige oppervlak te klein is geworden. Als een sessie regelmatig wordt onderbroken om ruimte te maken op het bord, verliest het team niet alleen tijd, maar ook de informatie die net is gewist en die mogelijk later in de sessie weer relevant wordt.

Wanneer teamleden structureel foto’s maken van het whiteboard voordat het wordt gewist, wijst dat erop dat er behoefte is aan meer permanente of gelijktijdige schrijfruimte. Een team dat structureel foto’s maakt van het bord voordat het wordt gewist, geeft daarmee eigenlijk aan dat het beschikbare oppervlak niet meer volstaat om de informatie fysiek te bewaren voor later in de sessie. Dit gedrag is vaak zo ingesleten dat teams het niet meer als signaal herkennen, terwijl het in feite een structurele workaround is geworden voor een probleem dat met een groter schrijfvlak simpelweg niet meer zou bestaan.

Onderhandelingen over wie welk stukje van het whiteboard mag gebruiken tijdens een sessie zijn een teken dat de beschikbare ruimte niet meer voldoet aan de behoefte van de groep. Wanneer teamleden onderling moeten afstemmen wie welk deel van een klein bord mag gebruiken, is dat een duidelijk signaal dat de beschikbare ruimte niet meer aansluit op hoe het team daadwerkelijk werkt. Deze discussie kost weinig tijd op zichzelf, maar herhaalt zich bij elke sessie opnieuw, wat over een jaar gerekend een aanzienlijke hoeveelheid verloren tijd oplevert die met een groter formaat volledig zou verdwijnen.

Als een team is overgestapt op extra flipovers of losse vellen naast het bestaande whiteboard, is dat vaak een indirect signaal dat het oorspronkelijke oppervlak niet meer voldoende is. Als een team steeds vaker uitwijkt naar losse vellen papier of een flipover naast het bestaande whiteboard, is dat een indirecte, maar duidelijke aanwijzing dat het huidige schrijfvlak niet meer voldoet. Dit patroon is vooral herkenbaar wanneer de flipover of losse vellen structureel in de ruimte blijven staan, in plaats van incidenteel te worden gebruikt voor een uitzonderlijke situatie: dat wijst op een structureel tekort, niet op een eenmalige uitzondering.

Als deelnemers aan de achterkant van de ruimte aangeven moeite te hebben met het lezen van tekst op het bord, wijst dat op een formaat dat niet meer past bij de grootte van de ruimte. Bij een groter team of een ruimere vergaderruimte kan het zijn dat tekst op een standaard whiteboard vanaf de achterste zitplaatsen al niet meer goed leesbaar is, wat een indicatie is dat niet alleen het schrijfoppervlak, maar ook de leesbaarheid vanaf een afstand meegewogen moet worden. Vraag bij twijfel een collega die achterin de ruimte zit om aan te geven vanaf waar tekst niet meer goed leesbaar is: dat concrete referentiepunt is nuttiger dan een algemene indruk van de ruimte zelf.

Loop deze vijf signalen de komende weken bewust langs bij uw eigen team: als twee of meer hiervan herkenbaar zijn, is dat een sterke aanwijzing dat het huidige whiteboard niet meer aansluit op hoe uw team daadwerkelijk werkt, en is een groter formaat het overwegen waard.

Als slechts één van deze vijf signalen herkenbaar is, is dat nog geen directe aanleiding voor vervanging, maar wel een moment om de komende weken bewust op te letten of het signaal zich herhaalt of vaker voorkomt dan aanvankelijk gedacht.

Bekijk het volledige aanbod van Chameleon grote whiteboards en bekijk of het tijd is om over te stappen op een groter formaat.