Flexplekken, activity based working en hybride teams hebben de afgelopen jaren de indeling van kantoren fundamenteel veranderd. Waar een afdeling vroeger een vaste plek had met een eigen vergaderruimte, werken teams nu vaker projectmatig en wisselen ze regelmatig van ruimte. Een vast whiteboard past niet goed bij die manier van werken: het bord blijft op de plek waar het ooit gemonteerd is, ook als de functie van die ruimte allang is veranderd. Een whiteboard op wielen verplaatst simpelweg mee naar waar het team op dat moment zit, zonder dat daar een nieuwe montageklus voor nodig is. Activity based working, waarbij medewerkers per taak een passende plek kiezen in plaats van een eigen bureau, is in veel kantoren inmiddels de norm geworden. Een vergaderruimte wordt een stilteruimte, een stilteruimte wordt een projectruimte, en een projectruimte verandert na een paar maanden weer in iets anders. Een vast whiteboard kan die opeenvolging van functies niet bijbenen, een whiteboard op wielen wel. Deze dynamiek is het sterkst zichtbaar bij organisaties die na een reorganisatie of fusie met een nieuwe kantoorindeling werken: de muren staan vast, maar de manier waarop teams die ruimtes gebruiken verandert nog maandenlang door.

De belangrijkste reden achter deze verschuiving is dat kantoren vaker van indeling veranderen dan vroeger. Reorganisaties, groeiende of krimpende teams, en de overstap naar hybride werken zorgen ervoor dat een ruimte die vorig jaar een vaste afdeling huisvestte, dit jaar een flexibele projectruimte is. Ook huurcontracten spelen een rol: bedrijven in een huurpand zijn vaak terughoudend met bouwkundige aanpassingen zoals het boren van gaten voor een vast whiteboard, zeker als het einde van het contract nog onzeker is. Een whiteboard op wielen vermijdt die discussie volledig, want er hoeft helemaal niets aan de wand te veranderen. Ook de opkomst van kortlopende huurcontracten en flexibele kantoorconcepten, waarbij meerdere bedrijven dezelfde verdieping delen, maakt investeren in vaste wandoplossingen minder aantrekkelijk. Niemand wil een gat in de wand van een gehuurde ruimte achterlaten bij vertrek, en een whiteboard op wielen voorkomt dat probleem per definitie. Dat is ook precies waarom veel facilitair managers een whiteboard op wielen tegenwoordig als standaard opnemen in een nieuw kantoorinrichtingsplan, in plaats van per ruimte losse vaste borden te laten monteren.

Een vast whiteboard biedt stabiliteit en een groot oppervlak, maar lost niet op wat veel kantoren nu nodig hebben: een schrijfoppervlak dat meebeweegt met waar het gesprek plaatsvindt. Een whiteboard op wielen staat niet vast aan een wand, maar verschijnt in de gang, in een stilteruimte die tijdelijk een projectruimte wordt, of in een hoek van een grotere open ruimte die net is vrijgemaakt. Dat is precies waarom modellen als de Chameleon Oak Mobile en Mobile populair zijn bij kantoren die hun ruimte flexibel willen blijven gebruiken: het bord is er wanneer en waar het nodig is, niet alleen op de ene plek waar het toevallig hangt. Voor kleinere, spontane overleggen bieden lichtere modellen zoals de Momentum en de Portable eenzelfde voordeel op kleinere schaal: een whiteboard dat letterlijk door een persoon wordt meegenomen naar waar het gesprek ontstaat, in plaats van dat het gesprek naar het bord toe moet komen. Ook bij klantbezoek of een presentatie aan een extern team is het praktisch dat het bord mee kan naar de ontvangstruimte in plaats van dat de hele groep zich naar een vaste vergaderzaal moet verplaatsen.

Naast flexibiliteit speelt ook een praktische, financiele overweging mee. Het monteren van een vast whiteboard vraagt om een boor, een waterpas en iemand die het karwei uitvoert, en bij een volgende verbouwing moet dat board weer losgehaald en elders opnieuw gemonteerd worden. Een whiteboard op wielen rijdt gewoon mee naar de nieuwe indeling. Voor kantoren die regelmatig verbouwen of verhuizen binnen hetzelfde pand scheelt dat niet alleen tijd, maar ook de kosten van telkens opnieuw monteren. Bij modellen die, zoals de Oak Mobile, volledig voorgemonteerd worden geleverd, staat het bord bovendien al binnen een paar minuten na uitpakken klaar voor gebruik. Daar komt bij dat een whiteboard op wielen met een ceramic steel oppervlak dezelfde levenslange garantie op schrijven en wissen krijgt als een vast model: de keuze voor mobiliteit hoeft dus niet ten koste te gaan van kwaliteit of levensduur.

Deze verschuiving beperkt zich niet tot kantoren. Scholen maken dezelfde beweging: een lokaal dat ’s ochtends regulier les geeft, wordt ’s middags steeds vaker ingezet voor een werkgroep, een spreekuur of een projectweek. Een vast schoolbord is dan net zo beperkend als een vast kantoorbord. De Harmonica Workwall, met een uitklapbaar schrijfoppervlak van bijna 6 meter, laat bovendien zien dat flexibiliteit niet per se ten koste hoeft te gaan van oppervlak: een grote, mobiele schrijfwand kan net zo goed dienst doen als een vast whiteboard, maar dan zonder de beperking van een vaste locatie. Ook opleidingsinstituten en coworking-ruimtes, waar meerdere groepen dezelfde zaal op verschillende dagen gebruiken, kiezen vaker voor whiteboards op wielen dan voor een vaste wandoplossing per ruimte.

Een vast whiteboard ophangen vraagt meestal om een aanvraag bij de facilitaire dienst, een afspraak met een monteur, en soms een wachttijd van enkele weken voor het daadwerkelijk aan de muur hangt. Een whiteboard op wielen staat binnen een paar minuten na levering klaar voor gebruik, zeker bij modellen die voorgemonteerd worden geleverd, zoals de Oak Mobile. Voor kantoren die snel willen schakelen, bijvoorbeeld tijdens een reorganisatie die al bezig is terwijl de nieuwe indeling nog wordt uitgedacht, is dat verschil in doorlooptijd net zo relevant als de flexibiliteit die het bord daarna biedt. Er hoeft geen facilitaire aanvraag de wachtrij in, het bord staat er simpelweg als het nodig is.

Deze beweging is in de kern geen trend die voorbijgaat, maar een logisch gevolg van hoe kantoren en scholen hun ruimte inrichten. Het is een verschuiving in hoe organisaties naar hun ruimte kijken: niet als een vaste indeling met vaste functies, maar als een flexibele schil die meebeweegt met hoe er daadwerkelijk gewerkt wordt. Een whiteboard op wielen past bij die manier van denken beter dan een vast model ooit kan, simpelweg omdat het nooit de beperkende factor is voor waar een team samenkomt. Wat een whiteboard op wielen precies is en hoe dat verschilt van een vast model, lees je in ons artikel over wat een whiteboard op wielen is en wanneer je er een nodig hebt.

Overweeg je zelf de overstap van een vast whiteboard naar een mobiel model? Bekijk het assortiment whiteboards op wielen van Chameleon en ontdek welk model bij jouw organisatie past.